Anleitung für die perfekte Merkliste

München (dpa) l Endlich mal wieder mit den Kids den Zoo besuchen oder mit der Freundin zum Wellness-Wochenende treffen – gerade zum Jahresende gibt es viele gute Ideen. Darüber hinaus gilt es, beruflich das eine oder andere Projekt zu realisieren oder einen neuen Kunden zu gewinnen. Oft ist es schwer, all das unter einen Hut zu bekommen. Wie kann man sich am besten organisieren? Wie und wo soll das festgehalten werden?

"Notieren Sie immer alles schriftlich", rät Cordula Nussbaum. Das entlaste das menschliche Gehirn, meint die Zeitmanagement-Expertin aus Sauerlach bei München. Geht es um gute Vorsätze, regt Kommunikations-Expertin Petra Lienhop an, das Ziel so genau und spezifisch wie möglich festzulegen. "Ist mein Ziel messbar? Und woran kann ich erkennen, dass ich es erreicht habe?", nennt die Expertin für Kommunikation die nächsten Schritte. Wer beispielsweise mehr Sport treiben will, nimmt sich konkret vor, wie viele Kilometer er oder sie joggen möchte. Anschließend sei es wichtig, eine realistische Zeitspanne zur Erreichung des Ziels festzulegen.

Effizienzexperte Jürgen Kurz plädiert dafür, alle To-dos oder Vorsätze auf eine Liste zu schreiben, sowohl privat als auch beruflich. "Ob das ein Blatt Papier, eine App oder ein Buch ist, ist zweitrangig", findet er. Kommt alles auf eine Liste, hat man es im Blick und kann nichts vergessen. Zur Frustvermeidung spricht Nussbaum lieber nicht von einer Liste, sondern von einer "reisenden Could-do-Sammlung". "Reisend, weil das, was nicht erledigt wurde, in den nächsten Tag mitreist." Jürgen Kurz rät dazu, im Kalender feste Termine einzutragen. Dazu kommt eine Aufgabenliste mit Fertigstellungsterminen.

"Und dann gibt es die Maybe-someday oder Ideenliste ganz ohne Termin." Dabei werde nicht unterschieden zwischen privaten und beruflichen Themen. Auch die Bezeichnung "Maybe someday" hilft dabei, keinen Druck oder Stress bei diesen Ideen aufzubauen. Bei der Gestaltung einer solchen Sammlung oder Liste sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Lienhop etwa schlägt vor, eine Collage zu basteln. Darauf könnten Bilder aus Zeitschriften oder der Flyer für den nächsten Stadtlauf ihren Platz finden. "Andere suchen vielleicht motivierende Zitate, die sie aufhängen können." Schon seit ein paar Jahren im Trend sind so genannte Bullet-Journals – Notizbücher mit Aufgaben, Terminen und Notizen, die von ihren Nutzern aufwendig und kreativ gestaltet werden. So zieren Aufkleber, Zeichnungen oder Scrapbook-Elemente die Bücher. Scrapbook steht dabei für Schnipselbuch. "Manche sind schon sehr verspielt, das kostet natürlich Zeit“, sagt Nussbaum. Bringe einen diese Zeit in die Umsetzung, dann sei sie gut investiert. Viele kennen es auch, wenn ein Punkt auf der Liste endlich abgehakt ist, aber zehn weitere schon wieder dazugekommen. Die Liste wächst und wächst. Wer sich von der schieren Menge der To-dos erschlagen fühlt, sollte sich Kurz zufolge eines klarmachen: „Es wird immer mehr zu tun geben, als Zeit vorhanden ist."

Wenn etwa am Ende der Woche immer noch zu viel auf der Liste stehe, sei es Zeit, zu erkennen, dass man sich zu viel vorgenommen habe, anstatt es in die kommende Woche zu schieben.

"Man kann einfach nicht alles machen, Erfolg entsteht durch Konzentration", mahnt Effizienzexperte Kurz weiter. "Wenn ich nur eine Sache konzentriert mache, mache ich die mit größerer Intensität und Erfolgswahrscheinlichkeit." Daher sollte man sich Kurz zufolge fragen: Was ist heute das Allerwichtigste? Alles andere wird ignoriert. Und erst danach geht es ans nächste Thema. Auf diese Weise entsteht weniger Stress und man arbeitet oftmals effektiver.

Wer im nächsten Jahr sein Verhalten ändern will und beispielsweise mehr Zeit mit der Familie verbringen möchte, setzt diese eine Sache ganz oben auf seine To-do-Liste und macht einen festen Termin mit sich selbst aus, empfiehlt Petra Lienhop. "Irgendwann braucht man das nicht mehr, es wird selbstverständlicher Bestandteil des Lebens."

Generell ist es ratsam, auch "Zeit für sich selbst" auf die To-do-Liste zu setzen. Das kann Sport sein, ein Spaziergang oder ein Entspannungsbad. Hier freut man sich besonders, diesen Punkt abzuhaken.