Magdeburger Unternehmen kommt in der digitalen Welt an

Magdeburg

Weniger Papier, weniger Zeitaufwand, mehr Effizienz. Das verbindet Jessica Hoof vom Immobiliendienstleister „Kahlmeier Immobilienmanagement“ mit der Digitalisierung. Vor zehn Jahren wurde das Unternehmen als Ein-Frau-Firma gegründet. Inzwischen hat es zwei Mitarbeiter mehr. „Der Anfangsbestand von 50 Immobilieneinheiten wurde auf über 560 Einheiten gesteigert“, so Jessica Hoof. Damit stieg auch der Bestand an Unterlagen – ganz klassisch in Papierform.

Für Immobilieneigentümer übernimmt Kahlmeier (benannt nach dem Mädchennamen der Gründerin) die Vermietung von Gewerbeobjekten, Wohnungen und Geschäftsräumen, erstellt Mietverträge, veranlasst die Pflege und Reparaturen, ist Ansprechpartner für die Mieter, so ein Auszug der Aufgaben. „Bislang kenne ich jeden Vorgang aus dem Kopf“, sagt Jessica Hoof. Die Corona-Pandemie führt zu einem Umdenken. In dieser Zeit sind Meldungen von Mietern zum Beispiel im Hinblick auf gewünschte Verbesserungen und Reparaturen in Wohnungen enorm gestiegen. Zum Beispiel da durch die Verlagerung der Arbeit von Büros in die heimischen vier Wände – dem Homeoffice – oder Kurzarbeit Mieter mehr Zeit daheim verbringen und sie einen anderen Blick auf die Wohnsituation werfen. Bei den Anfragen ist es ganz gleich, ob sie gerechtfertigt sind oder nicht, ihnen muss nachgegangen werden.

„Es hat sich gezeigt, dass wir mit unserer Papierbürokratie an Grenzen stoßen“, sagt die 36-Jährige. Befeuert wird der Umdenkprozess von Kathleen Lippelt. Sie stieß im Frühjahr des vergangenen Jahres zum Team von Jessica Hoof und Juliane Horneffer. „Ich war erstaunt, wie viel noch mit Papier gearbeitet wird“, so die Mitarbeiterin, die zuvor mehrere Jahre bei einem IT-Unternehmen gearbeitet hatte. Gemeinsam entschließen sich die drei Frauen zu einer Bestandsaufnahme und legen Eckpunkte fest, wie das Thema „Digitalisierung“ in dem Unternehmen umgesetzt werden soll. Ziel soll sein, „dass wir den Service verbessern, die Arbeitszeit effektiver nutzen und weiter wachsen können“, sagt Jessica Hoof.

Der erste Schritt erfolgt mit der Biber Post: Das Unternehmen übernimmt die Abholung und Auslieferung des täglichen Briefverkehrs von Kahlmeier. Zuvor erledigte das Team das Frankieren der Sendungen (nach vorherigem Herunterladen, Ausdrucken, Zurechtschneiden und Aufkleben der Marken) sowie den Gang zur Postfiliale. Die nun gewonnene Zeit wird beispielsweise dafür eingesetzt werden, Eigentümerversammlungen als Videokonferenzen vorzubereiten, Dokumente zu scannen und in eine digitale Datei umzuwandeln oder den Bestand in einer speziellen Software für Servicedienstleister der Immobilienbranche zu erfassen. „Digitalisierung bedeutet nicht nur neue Technik zu beschaffen, sondern auch ein Umdenken der Arbeit“, so Jessica Hoof.

Der zeitliche Aufwand ist zunächst zwar groß und mit allerhand Aufgaben verbunden, die abgearbeitet werden müssen, „doch mit der Umstellung gewinnen wir Zeit“. Unter anderem sollen Immobilienbesitzer und Mieter per Internet Zugriff auf Verträge und Unterlagen wie Vormieterbescheinigungen haben und diese selbstständig ausdrucken können, so eines der Ziele, die angestrebt werden. Dies erweitere den Service, entlaste die Mitarbeiter und verbessere das Profil, so Jessica Hoof.

Diesen Ansatz verfolgen eine Vielzahl von Unternehmen. Hilfestellungen gibt es unter anderem von der Industrie- und Handelskammer (IHK). In Magdeburg bietet die IHK für kleine und mittelständische Unternehmen laut Sprecher Torsten Scheer den Service der individuellen Digitalisierungsberatung an. Bei dem kostenfreien Angebot sind unter anderem die digitale Erfassung, Verarbeitung, Auswertung von bisher per Hand dokumentierten Daten, die notwendige technische Ausstattung, Nutzung oder Schaffung von Schnittstellen zu anderen Systemen, die moderne Kommunikation mit dem Kunden und die Gestaltung der Internetpräsenz ein Thema.

Zur Finanzierung der Digitalisierung in Unternehmen trägt das Wirtschaftsministerium mit Förderprogrammen bei. 831 Projekte sind bislang mit der Richtlinie „Digital Innovation“ mit rund 35 Millionen Euro unterstützt worden, so Sprecher Matthias Stoffregen gegenüber der Volksstimme. Rund 53 Millionen Euro wurden dabei an Unternehmensinvestitionen ausgelöst. Aufgrund der hohen Nachfrage gibt es aktuell einen Förderstopp. Das Wirtschaftsministerium arbeite derzeit daran, weitere Finanzmittel für das Programm umzuschichten, um die Förderung fortsetzen zu können, heißt es. Anträge können voraussichtlich in den nächsten Wochen wieder gestellt werden.